Сергей Сайганов, Comply: SmartКЭДО сделан кадровиками для кадровиков
О системе кадрового электронного документооборота SmartКЭДО, которую создали юристы и кадровики, а не программисты, а также о ситуации на рынке КЭДО, его трендах и перспективах рассказывает Сергей Сайганов, СЕО SmartКЭДО и сооснователь юридической фирмы Comply.
Сайганов
SmartКЭДО — это проект Comply, уникального юридического бутика на стыке права, комплаенса и технологий. Почему вы в Comply решили создать программный продукт для КЭДО?
Сергей Сайганов: В 2020 году, когда началась пандемия коронавируса, мы столкнулись с тем, что многие клиенты не могли собрать с удаленных сотрудников подписи на требуемых законом документах: при найме, увольнении, внесении изменений во внутренние политики. Подходящего решения на рынке не было, поэтому мы решили создать его сами.
Изначально наш сервис предназначался для юристов, помогал оформлять согласия на обработку персональных данных и подписывать другие юридические документы. Но буквально у первого же клиента на систему посмотрели кадровики и сказали, что тоже хотят ей пользоваться. Мы вышли на кадровый рынок, и постепенно 90% элементов системы стали кадровыми, а не юридическими. Это произошло органично, в ответ на требования рынка.
В 2020 году в России были введены электронные трудовые книжки, в 2021 — внесены изменения в ТК РФ, позволяющие использовать КЭДО. Так что мы влились в это направление очень своевременно.
Какие компетенции команды позволяют вам уверенно чувствовать себя в нише КЭДО?
Сергей Сайганов: Comply — это не классическая IT-компания, а в первую очередь юридическая фирма. Я сам — практикующий юрист, моя коллега Елена Сайганова — практикующий кадровик с огромным стажем в кадровом аудите, в команде сильнейшие специалисты по IT-праву, корпоративной безопасности, защите персональных данных — в частности, один из лучших юристов в сфере данных Артем Дмитриев.
При описании требований к функционалу SmartКЭДО мы опирались в первую очередь на нормы трудового кодекса, закона о персональных данных и других нормативных актов, а также на наш богатый практический опыт, понимание, что волнует и «болит» у кадровиков, что отнимает их время и силы, что им нужно, чтобы защитить интересы работодателя. Архитектура системы и прочие технические моменты подстраиваются под функциональные требования. В IT-компаниях подход чаще обратный: либо «у нас есть стандартное решение и все пользуются только им», либо «у нас нет коробки, можем автоматизировать что угодно».
Мы знаем все кадровые и юридические нюансы, продумываем вероятные сценарии и учитываем их при проектировании системы. Какая-то функция может, на первый взгляд, показаться неважной, но через 3-5 лет, когда уволится проблемный сотрудник, именно эта функция сыграет в суде и защитит нашего клиента от проблем.
При этом наша IT-команда также очень сильная и ни разу нас не подводила, мы уверены в качестве нашего ПО и доказываем это на практике.
Расскажите о функционале системы. Какие основные задачи кадровиков она решает?
Сергей Сайганов: SmartКЭДО — это полноценная система кадрового электронного документооборота, которая решает все основные задачи кадровых специалистов, от найма до увольнения. С ее помощью можно быстро оформлять все необходимые кадровые документы, предусмотренные ТК, и даже немного больше — с определенным уровнем юридической гибкости. Система экономит время кадровиков, сохраняет их психологическое здоровье и в целом помогает компании экономить.
Чем SmartКЭДО принципиально отличается от решений конкурентов? Какие уникальные преимущества предлагает?
Сергей Сайганов: Как я уже сказал, при разработке функционала мы ориентируемся в первую очередь на требования трудового законодательства и задачи кадровых специалистов. Не используем конструкторы и готовые решения, а разрабатываем и реализуем собственные идеи и внимательно слушаем клиентов. Создаем систему, которая учитывает потребности всех пользователей: рядовых сотрудников, кадровиков, юристов и руководителей.
Для кадровиков система предлагает мощный функционал: контроль задач, уведомлений, дедлайнов, поисковые функции, формирование отчетов, выборок, управление библиотекой документов и многое другое. Мы постоянно дорабатываем систему, основываясь на обратной связи от клиентов. Часто новые функции появляются именно по их запросам, и мы с гордостью говорим, что SmartКЭДО — система, построенная именно по требованиям кадровиков.
Для руководителей предусмотрены уведомления о статусе задач подчиненных, сроках подписания документов, отпусках и других важных событиях.
Для юридических и комплаенс-подразделений есть свои функции: работа с согласиями на обработку персональных данных, ознакомление с локальными нормативными актами, декларирование конфликтов интересов. Это во многом уникальные функции, которых нет в других системах КЭДО.
Отдельно стоит отметить блок по охране труда, созданный в партнерстве с профильной организацией ИСБТ и появившийся также из запроса наших клиентов. Мы автоматизировали все процессы, связанные с документами в этой сфере, включая те, которые выходят за рамки стандартных требований.
Для рабочих заводов и других сотрудников без опыта работы на компьютере мы разработали максимально простой и интуитивно понятный интерфейс с крупными кнопками и минималистичными сценариями. Задача сотрудника — зайти, подписать документы и выйти, не тратя время и не путаясь в системе.
С технической стороны, мы разработали SmartКЭДО таким образом, чтобы работать с ней могли все. Система доступна на компьютере, смартфоне или планшете. Если у сотрудников нет личных устройств, мы предлагаем решение для работы через терминалы-киоски с сенсорным интерфейсом, аналогичные тем, что используются в банках или МФЦ.
Работа с персональными данными сотрудников требует повышенной безопасности. Как вы обеспечиваете защиту данных в SmartКЭДО?
Сергей Сайганов: Мы строго соблюдаем все требования законодательства, которые не только хорошо знаем, но и сами порой пишем. В системе реализованы функции автоматического уничтожения данных по истечении сроков хранения, контроль сроков обработки персональных данных, архивация документов уволенных сотрудников. Мы даже разделяем данные действующих и уволенных сотрудников, автоматически перенося данные уволенных в архив. Компании частенько хранят такие данные вместе, и Роскомнадзор любит за это штрафовать.
С точки зрения технической защиты, мы используем самые современные технологии шифрования и защиты данных. Регулярно проводим тестирования на проникновение с участием независимых компаний. За всё время существования системы ни одна из проверок не выявила серьезных уязвимостей.
Система может быть размещена в облаке или на собственных серверах компании. Внутри собственного контура заказчик сам контролирует уровень защиты. Некоторые компании даже полностью закрывают доступ к системе из интернета и используют только внутренние каналы связи. Облачная версия системы размещается на мощностях Yandex Cloud, которые мы тщательно проверили в рамках аудитов по обработке персональных данных, проводимых Comply.
Сейчас мы находимся в процессе получения лицензии ФСТЭК на техническую защиту конфиденциальной информации. Это станет дополнительным подтверждением нашей компетентности в области информационной безопасности.
Какие компании уже используют ваше решение? Можете поделиться успешными кейсами?
Сергей Сайганов: Мы работаем с разными отраслями. Есть клиенты из фармацевтики, производства, юридического сектора, дистрибуции, ритейла. Прежде всего SmartКЭДО полезна крупным компаниям, но есть у нас и небольшие клиенты. Например, в компании из холдинга «Альфа-Групп» работает всего 35 человек, и этого клиента мы тоже очень любим.
Один из наших первых клиентов — российское подразделение Mercedes-Benz. Это крупная компания с разнообразным контингентом сотрудников: от офисных работников до сотрудников станций техобслуживания и заводских рабочих. Внедрение SmartКЭДО помогло автоматизировать процессы кадрового документооборота для более чем 1000 человек. Система работает на серверах клиента, что обеспечивает максимальный уровень контроля и безопасности.
Сеть магазинов Calzedonia — наш крупнейший клиент с численностью сотрудников около 2-3 тысяч человек. Особенность рынка ритейл — высокая текучесть кадров, поэтому за год через систему проходит гораздо больше сотрудников. Большинство из них — молодые девушки в возрасте 18–23 лет, для которых Calzedonia часто является первым местом работы. Мы разработали максимально простой интерфейс, чтобы даже неопытные пользователи, которые в жизни еще не видели ни одной корпоративной системы, могли легко подписывать кадровые документы. Конечно, они все равно задают много вопросов и испытывают на прочность нашу службу поддержки, но все-таки простая система значительно ускоряет решение кадровых вопросов.
В целом, мы не стремимся создавать массовый продукт, у нас не сотни клиентов. Каждого из них мы выбираем осознанно, выясняем, интересны ли мы друг другу. Большое внимание уделяем общению с кадровиками, предоставляем довольно длительный тестовый период и только если всех все устраивает, переходим к внедрению. Процесс внедрения может длиться 2–3 месяца, в крупных компаниях — до полугода. Мы не торопим клиентов, даем им разобраться и привыкнуть к системе, за что многие говорят нам спасибо.
Как строится ценообразование в SmartКЭДО?
Сергей Сайганов: У нас прозрачная и простая система ценообразования. Мы лицензируем продукт по количеству сотрудников. Стоимость лицензии при штате до 200 сотрудников составляет 800 рублей за лицензию на одного человека в год, от 200 до 1000 сотрудников — 700 рублей в год, свыше 1000 сотрудников — 600 рублей в год. К базовой версии можно подключить дополнительные модули:
- Работа с графиком отпусков
- Управление кандидатами-соискателями
- Декларирование и управление конфликтами интересов
- Работа с документами по охране труда
- Упрощенный интерфейс для инфокиосков
Стоимость каждого модуля варьируется от 90 до 150 тысяч рублей в год.
Процесс внедрения и кастомизации тоже недорогой, так как мы активно развиваем продукт и хотим, чтобы он стал полноценным агрегатором всех возможных решений в части КЭДО. Если мы видим, что доработка может быть полезна и для других клиентов, то делаем ее за минимальную стоимость (100–200–300 тысяч рублей).
Какие принципы лежат в основе вашей работы?
Сергей Сайганов: Мы придерживаемся нескольких ключевых принципов:
- Бутиковый подход. Мы не стремимся стать массовым продуктом, тщательно выбираем клиентов и работаем с каждым индивидуально.
- Разработка от профессионалов. Мы делаем только то, в чём хорошо разбираемся. В нашей команде — эксперты с 20-летним стажем в корпоративных юридических процессах, кадровом учете, комплаенсе, поэтому мы работаем именно в этой узкой нише.
- Доступность для всех. Мы разрабатываем интерфейс так, чтобы даже неопытные пользователи (например, студенты, стажеры, рабочие) могли легко разобраться в системе.
Насколько сегодня востребованы решения для КЭДО в российских компаниях? Какие тренды вы наблюдаете?
Сергей Сайганов: Решения для КЭДО крайне востребованы. Еще год-два назад приходилось объяснять, что такое КЭДО и зачем он нужен. Но сейчас компании приходят с четким запросом на конкретный функционал и уже не представляют, как можно вернуться к бумажному документообороту или продолжать работать с ним. Мы ожидаем, что в перспективе пары лет все ограничения в ТК будут сняты, и КЭДО станет базовой механикой и потребностью любой компании.
Рынок КЭДО активно развивается, конкуренция между игроками растет. У каждого решения свои особенности: кто-то застрял на базовом функционале, кто-то уходит в HR-технологии (рекрутинг, обучение). Мы фокусируемся на развитии кадрового документооборота, т.к. видим в нем еще много не охваченных функций, а также на автоматизации смежных направлений: compliance, юридических процессов, охраны труда. Например, мы пока единственная система, которая дает возможность декларировать конфликт интересов и расследовать его в цифровом формате. В наших планах — развитие возможностей системы для служб безопасности, юридических подразделений и compliance служб.
