Почему ИИ «из коробки» бесполезен и как заставить его работать

Интеллектуальный поисковик для работы с документами

Обычная для сотрудников схема поиска информации: сначала спросить коллег, в каких документах могут быть нужные данные, затем уточнить, в каких системах они хранятся (СЭД, архив, НСИ). После этого — найти документы или запросить к ним доступ, а уже потом изучить их в поисках ответа. В результате — затраты своего и чужого времени для решения рутинных задач плюс риск получить недостоверную информацию от сотрудника, который что-то неправильно запомнил или сослался на устаревший нормативный документ.

Решение «Docs5: Умный поиск», созданное с применением технологий искусственного интеллекта, автоматизирует значительное количество рутинных запросов, снижает вероятность ошибок из-за человеческого фактора и таким образом значительно сокращает время поиска информации.

Как работает «Docs5: Умный поиск»

«Умный поиск» индексирует все возможные источники документов организации. После индексации система анализирует документы и может исчерпывающе ответить на запросы пользователей, от самых простых, например, «Сформируй список документов, которые необходимо заполнить при трудоустройстве в московский офис», до более сложных — «Какие должностные обязанности и требования к качеству работы предъявляются к инженерам службы технической поддержки в нашей компании?».

В результате сотрудник вместо того, чтобы собирать информацию по кусочкам из разрозненных источников, будет задавать вопросы искусственному интеллекту (в «Умном поиске» он представлен не одной, а сразу несколькими open source-моделями). ИИ даст ответ, причем верный: источником знаний здесь выступает корпоративная документация, а сам искусственный интеллект прошел соответствующее обучение.

Решение работает в браузере через локальную сеть с любыми источниками, какие захочет подключить клиент: СЭД (независимо от ее разработчика), электронными архивами, сайтом компании, внешними системами нормативной информации, сетевыми папками и другими.

Пользователь задает вопрос системе в поисковой строке. ИИ выдает ответ — выжимку из всех релевантных документов со ссылками на источники, из которых он его получил.

Интерфейс системы Docs5: Умный поиск

Важный момент — система ищет ответ абсолютно во всех документах либо базах, включая те, которые недоступны пользователю. Если найденная информация будет содержаться в документах, к которым у сотрудника нет доступа, система автоматически предложит запросить его.

При работе с «Умным поиском» пользователи всегда владеют актуальной информацией по интересующим их вопросам. Они могут подписаться на уведомления о выходе новых версий документов, обновлении поисковой выдачи, изменении связанных с их запросами данных.

Для быстрого ознакомления с источником ответа предусмотрены режимы предпросмотра и аннотации. Это позволяет пользователю оценить содержание документа, даже не открывая его.

Пример. Сотрудника интересует, каковы стандартные сроки действия договора на поставку материально-технического обеспечения. Вместо того, чтобы тратить время на опрос коллег, он задает вопрос «Умному поиску». ИИ распознает аббревиатуру в запросе, предоставляет ответ, ссылку на источник информации с указанием предыдущих версий документа.

Результат работы «Умного поиска»: ответ на запрос, ссылка на источник информации с указанием предыдущих версий документа, а также связанные документы

Дополнительно к запросу можно указать параметры поиска: вид документа, дату его создания и /или изменения, актуальность (действующий либо прекративший действие), компанию, в которой он был создан, а также данные об авторе — ФИО и подразделение, в котором он работает. Система сохраняет историю запросов пользователя — можно в любой момент вернуться и просмотреть ответ на свой вопрос еще раз.

При этом обеспечиваются конфиденциальность информации и безопасность корпоративных данных: все вычисления проводятся на собственных серверах клиента, данные не покидают пределов внутреннего информационного контура.

Как ИИ делает жизнь компаний легче

«Docs5: Умный поиск» решает несколько задач:

• собирает и индексирует данные из разрозненных корпоративных источников;
• отвечает на вопросы сотрудников на основе анализа содержания документов;
• оптимизирует работу с источниками информации с ограниченным доступом;
• обеспечивает сотрудников актуальной информацией, уведомляя их об обновлении документов.

Вместо ручного поиска информации работники компании получают ответы на свои вопросы за считанные секунды.

Так компания может сэкономить время сотрудников, сократить трудозатраты, а также снизить нагрузку на ИТ-системы, поскольку все данные уже структурированы и легко доступны. За счет того, что исключается риск получения неверных или устаревших данных, повышается качество работы, а за счет экономии времени сотрудники работают более продуктивно.

Но искусственный интеллект не сделает все, чего вы от него хотите, сам. Чтобы добиться ощутимых результатов, сначала нужно вложиться в обучение.

Почему нельзя просто взять и внедрить ИИ в документооборот

Большая часть ИИ-решений для документооборота выдает начальный уровень качества — «как есть», что и приводит к ошибкам. Поэтому контент, генерируемый искусственным интеллектом, часто приходится проверять перед его выдачей конечному пользователю. Однако ручную проверку можно минимизировать или даже избежать. В этом поможет качественное обучение языковой модели. В «Docs5: Умный поиск» оно проводится на основе корпоративной базы документов. Обучение могут проводить как специалисты компании, внедрившей решение, так и эксперты WSS-Consulting.

Для того, чтобы обучить систему, необходимо собрать базу документов и набор данных, включающий список вопросов и ответов на них, а также ссылки на документы, в которых есть относящаяся к ответу информация. Для эффективного обучения требуется 5 000 – 10 000 вопросов и ответов. Затем специалисты анализируют систему документооборота в компании и ее потребности, определяют структуру индексации данных и обучают языковую модель, добиваясь наиболее точного ответа на вопросы.

Следующие этапы — интеграция решения с корпоративными системами заказчика, тестирование функционала на основе реальных сценариев работы и обучение сотрудников.

Финальный этап — сопровождение и поддержка. Сопровождение предполагает возможность дальнейшего обучения системы, а техническая поддержка в первый год эксплуатации включена в стоимость решения.

Внедрение ИИ — процесс не менее сложный, нежели автоматизация. Технология при внедрении «в лоб», без адаптации и обучения, в большинстве случаев увеличивает трудозатраты и на повышение эффективности никак не влияет. Это не решение «из коробки». Чтобы ИИ стал полезным, необходимо обучать его на конкретных документах — чтобы понять специфику отрасли и самой компании, профессиональную терминологию, аббревиатуры . Только так можно добиться высокого качества ответов. Геннадий Попов, генеральный директор WSS-Consulting

Если вы хотите повысить эффективность работы с корпоративной информацией, напишите на info@wss-consulting.ru. Специалисты WSS-Consulting проведут демо «Умного поиска» и расскажут, как с его помощью решить ваши задачи.