ТОМС (Docsvision (СЭД/ECM-система))

2023: Создание и внедрение системы «Управление договорами» в компании ООО НИИПИ «ТОМС»

Ранее RKIT внедрила ООО НИИПИ «ТОМС» систему «Базового делопроизводства», однако для работы с договорами инструментов первоначально не было. Куратору договора приходилось самостоятельно запрашивать у бухгалтерии данные о выставленных счетах и полученных оплатах.

Необходима была система, которая показывала бы актуальную информацию по выполнению этапов договора, по поступлению оплат от заказчиков и по наличию подписанных актов выполненных работ.

В результате RKIT разработала систему «Управление договорами», которая охватывает весь цикл работы с договорами: от регистрации документа в системе до его исполнения. Решение обеспечивает высокую скорость работы, прозрачность всех этапов договорного процесса и надёжную интеграцию с уже имеющимися системами.

Теперь для создания договора пользователю достаточно выбрать шаблон, заполнить карточку, указать ответственных и согласующих, а также указать сроки. В карточке договора отображаются все связанные документы с возможностью группировки: дополнительные соглашения, счета, накладные и другие сопутствующие документы. Система организует процесс согласования, позволяя каждому согласующему оставлять комментарии. Также отмечается ход согласования в карточке договора. Участники согласования получают уведомления на электронную почту и могут прямо из письма принять решение о согласовании или передать на согласование другому сотруднику. В карточке договора доступна информация о каждом действии пользователей с документом.

Сотрудники RKIT усовершенствовали форму поиска, добавив дополнительные параметры. Форма поиска позволяет осуществлять поиск договоров по нескольким критериям одновременно.

Кроме того, сотрудники RKIT выстроили интеграцию с 1C. Новая система анализирует данные по актам и счетам в 1С и при внесении изменений в 1С привязывает документы или отдельные данные к уже существующей карточке договора в Docsvision. Данные сотрудников и контрагентов также загружаются автоматически из 1С. Синхронизация помогает сократить рутинные операции, минимизировать ошибки и предотвращает потерю данных по актам и счетам.

Сотрудники ООО НИИПИ «ТОМС» отмечают удобство доступа и эффективность инструментов, обеспечивающих своевременное обновление информации. Консолидация данных по договорам на единой платформе Docsvision позволяет проводить комплексный анализ договорного процесса.

В будущем планируется развитие системы с выводом информации в формате, удобном для финансового анализа, а также увеличение числа пользователей и документов.