Кадровые архивы в облаке: безопасно ли хранить персональные данные вне компании?

Антон Жуков Менеджер по развитию продуктов на платформе LDM

2021 год стал переломным в кадровом документообороте. На законодательном уровне компаниям разрешили использовать КЭДО для обмена кадровыми документами с сотрудниками. После этого спрос на цифровые решения значительно вырос. Современные системы позволяют компаниям отказаться от бумаги, снизить финансовые издержки, повысить производительность персонала и ускорить бизнес-процессы в долгосрочной перспективе.

Актуальный список документов, подлежащих подписанию только в бумажном виде и в КЭДО

Например, сотрудникам больше не нужно отвлекаться от работы, бегать по офису и ждать своей очереди в отдел кадров, чтобы подписать заявление на отпуск. Достаточно зайти в систему и оформить документ в пару кликов.

Автоматизированный путь работы с кадрами и кадровыми документами

На своем опыте могу сказать, что даже сейчас не все компании решаются перейти на КЭДО. Кто-то боится утечки данных и доверяет документы своему отделу кадров, избегая их передачи подрядчику. Других волнует вопрос хранения документации, так как не каждый разработчик предоставляет долговременные архивы в поставке.

В данной статье я расскажу про перспективы развития рынка КЭДО и дам рекомендации для тех, кто только собирается переходить на электронные решения.

С какими проблемами сталкиваются компании при управлении кадрами

Традиционный кадровый документооборот до сих остается важной частью бизнес-процессов компании. Дело в том, что сам факт документов на бумаге создает чувство уверенности в их сохранности и наличии. Также не стоит забывать, что многие сотрудники (особенно старшее поколение) далеки от цифровизации. Им проще работать с бумажными носителями, чем переходить на электронные системы и обучаться.

Однако традиционный кадровый документооборот имеет множество недостатков и все же проигрывает системам КЭДО. Вот основные проблемы бумажного документооборота:

• Медленная и неточная обработка документов, так как приходится выполнять рутинные операции вручную;
• Регулярные расходы на бумагу, канцелярию, логистику и содержание архива;
• Высокие риски утраты или порчи документации — физический износ бумаги и непредвиденные ситуации никто не отменял, те же пожары или затопления погубят все хранящиеся в офисе документы;
• Необходимость в больших площадях для хранения — ежегодно база документов растет, из-за чего приходится арендовать дополнительные помещения;
• Тяжело контролировать документопоток и управлять процессами из-за отсутствия единой системы.

Внедрение кадрового электронного документооборота позволяет устранить все перечисленные проблемы. КЭДО снижает трудозатраты, делает процессы более прозрачными и ускоряет их выполнение. Система поддерживает электронную подпись, обеспечивает шифрование и резервное копирование данных, а также обладает той же юридической силой, что и бумажные документы. Все это гарантирует высокий уровень безопасности и надежности.

Документы структурировано хранятся на специальных серверах или в облачных хранилищах с постоянным доступом из любой точки мира. Также в КЭДО предусмотрены совместная работа с документацией и отслеживание изменений в документах на любом этапе маршрутизации.

Стоит отметить, что переход на кадровый электронный документооборот не означает отказ от тех систем, где ваша компания ведет учет кадров, расчет зарплаты, начисляет НДФЛ, страховые взносы и тому подобное. Но при всем этом КЭДО позволяет составить общий профиль сотрудников и объединить создаваемые документы в едином архиве. Это сильно упрощает работу персонала.

Облачные решения и их роль

Сейчас рынок КЭДО продолжает свое активное развитие. Большинство решений являются облачными, следовательно, и архивы размещаются в самом облаке. К нему пользователь подключается через интернет, а за безопасность кадровых документов отвечает поставщик.

Хранение данных в публичном облаке связано с определенными рисками в области информационной безопасности, поскольку инфраструктура принадлежит облачному провайдеру.

Также в случае с облачным хранилищем потребуется сразу два согласия от сотрудников на обработку данных: одно для работодателя, другое — для провайдера.

Облачные решения упрощают доступ к кадровым документам, уменьшают затраты на инфраструктуру и облегчают масштабирование бизнеса,но при этом требуют строгого соблюдения мер информационной безопасности и защиты персональных данных.

Еще один важный момент — вопрос долговременного хранения данных. Дело в том, что в ходе хранения необходимо обеспечить юридическую значимость и целостность документов на протяжении всего срока хранения. Для этого нужно соблюдать особые технические и организационные меры, которые гарантируют сохранность и доступность данных.

Основные требования к хранению раскрыты в Приказе Росархива от 31. 07. 2023 года № 77. Там же прописаны и требования к СХЭД (системе хранения электронных документов). Кроме приема электронных документов на архивное хранение документации, система должна поддерживать следующие возможности:

• Формирование годовых описей электронных документов;
• Резервное копирование и восстановление архивных ЭД и их метаданных;
• Проверка наличия ЭД и их состояния;
• Формирование актов о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат дальнейшему хранению.

Процедура хранения электронных и бумажных документов схожа. Помимо 77 Приказа Росархива она регламентируется нормативными актами:

• Приказ Федерального архивного агентства от 15. 06. 2020 года № 69;
• Приказ Росархива от 20.12.2019 года № 236;
• ФЗ от 22. 10. 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 года №358-р.

Юридическая значимость и требования к хранению

Есть несколько нюансов, о которых стоит рассказать в рамках юридически значимого и долговременного хранения документов в облачном КЭДО. Давайте их рассмотрим.

Проблема №1. Не все облачные КЭДО имеют возможность долговременно хранить электронные документы, сохраняя их юридическую значимость.

Соответственно, данная задача ложится уже на плечи самой организации. Также законодательство устанавливает строгие требования к ЭД, в том числе к их формату, подписи и хранению. Чтобы электронная кадровая документация получила юридическое признание, их нужно соблюдать.

Проблема №2. Организация хранения копий документов в компании.

В целом рынок систем кадрового электронного документооборота предлагает в основном только выгрузки документов. Так что если вы захотите хранить их копии у себя в целях безопасности, то будьте готовы решать этот вопрос самостоятельно. В таких случаях следует подобрать решение, где хранение будет разворачиваться на серверах вашей организации.

Теперь поговорим о том, что представляют собой юридически значимые документы. Итак, чтобы электронный документ имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью. В стандарте CAdES есть несколько форм предоставления усиленной ЭП. Обычно они накладываются друг на друга «слоями», делая подпись более надежной. Далее рассмотрим с вами уровни CAdES и их отличия.

• CAdES-B — базовый уровень подписи, с ее помощью мы подтверждаем подлинность документа.
• CAdES-T — подпись с добавлением временной метки, которая фиксирует момент подписания документа. Обеспечивает долговременную проверяемость документации.
• CAdES-X Long — включает временные метки, полные данные сертификатов и списки отзыва сертификатов. Проще говоря, можно проверять подлинность ЭП даже после истечения срока действия ключей.
• CAdES-A — подпись, в которой сохраняются все связанные данные для долговременного хранения документов. Позволяет продлить срок действия архивным штампом и тем самым обеспечить неограниченный срок действия ЭП.

Чтобы вам было проще сориентироваться, я подготовил схему:

Кадровые документы нужно хранить в архивном формате с архивной подписью, при этом выполняя процедуры, которые прописаны в нормативных документах. Среди них: регулярная проверка целостности и воспроизводимости, аудит, контроль доступа, учет выдачи документов и другие архивные процедуры. Все это можно делать в платформе LDM.

LDM — это микросервисная платформа для управления корпоративным контентом. Она создана на основе широкой технологической экспертизы и лучших практик интегратора в области СЭД/ЕСМ/CSP.

На базе платформы LDM разработаны решения для хранения документов, в том числе долговременного. Одно из них — LDM.Цифровой архив. Система позволяет хранить, управлять и утилизировать документы, соблюдая при этом законодательные требования.

Решение позволяет организовать как оперативный, так и долговременный архивы. Задача первого — хранить документы и обеспечивать удобный и оперативный доступ к ним. Срок хранения — до 10 лет. Долговременный архив нужен для документации, которая должна храниться более 10 лет и на постоянной основе.

Другие возможности LDM.Цифровой архив:

• Создание и управление номенклатурой дел;
• Можно хранить не только оригинальные ЭД, но и сканированные копии бумажных документов;
• Поиск документов по их содержимому и атрибутам;
• Отбор документов к утилизации и проведение экспертизы ценности этих документов;
• Оперативная выгрузка и создание подборок для аудиторских проверок или запросов контролирующих органов.

Таким образом, электронный архив документов — своего рода гарантия для вашей компании, что ЭД и бумажные копии будут в целости и сохранности.

Специфика российского рынка КЭДО

Рынок КЭДО набирает обороты. Да, многие до сих пор работают с бумагой, однако при этом задумываются об инструментах цифровизации.

При всем этом развитие электронного архивного хранения отстает, что вполне обосновано. Дело в том, что документы могут храниться без передачи в архив, когда вы еще работаете с ними, и в течение трех лет после того, как работа завершилась. Что это значит?

Когда вы завершаете работу с документом, его нужно передать в архив. Сделать это нужно не раньше, чем через год, но и не позже, чем через 3 года. При этом документ будет считаться архивным с 1 января следующего года, а не текущего.

Например, если вы в августе 2024 года уволили сотрудника, то его документы будут считаться архивными с 1 января 2025 года. Но передать сами документы в архив вы можете в течение 3 лет.

Поэтому компании сейчас решают вопросы внедрения КЭДО и только подходят к задаче архивного хранения документов, которые создаются в системе.

При этом Россия находится на пике рынка КЭДО среди других стран. Да, в тех же США, Индии, Канаде и Европе есть электронные системы кадрового документооборота, но их мало. В РФ же их огромное количество, и, помимо широкого функционала, они полностью соответствуют нашему законодательству.